1. Gegenstand und Rollen
Diese Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO wird elektronisch zwischen dem registrierten Unternehmer als Verantwortlichem („Auftraggeber“) und Julius Proksch – Magnet Media, Danziger Straße 11, 83088 Kiefersfelden, als Auftragsverarbeiter („Auftragnehmer“) geschlossen. Sie gilt für personenbezogene Daten, die der Auftraggeber in BüroFlink verarbeitet.
2. Art, Zweck und Dauer
Gegenstand ist die Bereitstellung der BüroFlink-Beta. Zweck ist das Speichern und Anzeigen von Firmenprofilen und Logos, Kundenstammdaten, Angeboten, Rechnungen, Serienvorlagen, Dokumentstatus, Kundenentscheidungen, Dokumentoptionen, Kundenlink-Zugriffen und E-Mail-Übergabeprotokollen sowie das Erzeugen angeforderter Dokumente, Importe und Exporte. Die Verarbeitung dauert bis zur vollständigen Kontolöschung oder Beendigung der Beta, vorbehaltlich zwingender gesetzlicher Pflichten.
3. Datenarten und betroffene Personen
Datenarten können Namen, geschäftliche Kontaktdaten, Anschriften, Leistungs- und Projektdaten, Angebots- und Rechnungsdaten, Optionsauswahlen, Nachrichten, Entscheidungsstatus, sichere Linkkennungen sowie Aufruf- und E-Mail-Übergabezeitpunkte umfassen. Betroffene Personen sind insbesondere Kunden, Interessenten, Ansprechpartner, Lieferanten und Beschäftigte des Auftraggebers.
4. Weisungen und Vertraulichkeit
Der Auftragnehmer verarbeitet Daten nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht. Die vertragsgemäße Nutzung der Anwendung und Supportanfragen gelten als dokumentierte Weisungen. Personen mit Datenzugang werden auf Vertraulichkeit verpflichtet.
5. Technische und organisatorische Maßnahmen
- TLS-verschlüsselte Übertragung
- sichere Passwort-Hashes und E-Mail-Bestätigung
- strikte Datentrennung nach Nutzerkonto
- CSRF-, Same-Origin- und Rate-Limit-Schutz
- Secure-, HttpOnly- und SameSite-Sitzungscookies
- Datenbank außerhalb des öffentlichen Webordners
- restriktive Datei- und Verzeichnisrechte
- Sicherheitsheader, Fehlerprotokollierung und regelmäßige Updates des Hostings
- serverseitige Berechnung und Sperre festgeschriebener Rechnungen
6. Unterauftragsverarbeiter
Als Unterauftragsverarbeiter wird IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, für Hosting, Infrastruktur und technischen Mailversand eingesetzt. Der Auftraggeber stimmt diesem Einsatz zu. Über beabsichtigte wesentliche Änderungen wird informiert; der Auftraggeber kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen.
7. Unterstützung und Datenschutzverletzungen
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im angemessenen Umfang bei Betroffenenrechten, Datenschutz-Folgenabschätzungen und Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO. Bekannt gewordene Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten werden dem Auftraggeber unverzüglich mit den verfügbaren Informationen mitgeteilt.
8. Löschung, Rückgabe und Nachweise
Nach Ende der Verarbeitung werden die zugeordneten Daten durch die Kontolöschung aus der aktiven Datenbank und zugehörige Logos aus dem aktiven Dateispeicher entfernt. Der Auftraggeber exportiert zuvor benötigte Dokumente und Daten. Der Auftragnehmer stellt erforderliche Informationen zum Nachweis der Einhaltung bereit und ermöglicht angemessene Prüfungen nach vorheriger Abstimmung.
9. Verantwortlichkeit
Der Auftraggeber bleibt für Rechtsgrundlagen, Informationspflichten, Betroffenenrechte, Löschfristen und die Rechtmäßigkeit der eingegebenen Daten verantwortlich. Weisungen, die nach Auffassung des Auftragnehmers gegen Datenschutzrecht verstoßen, werden bis zur Klärung ausgesetzt.